PRIVACYVERKLARING KH YPRIANA vzw

Koninklijke Harmonie Ypriana
Ons Kramikkels Vlamertinge
Trommelkorps
Iepers KinderOrkest

Mei 2018

Ypriana vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Koninklijke Harmonie Ypriana houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ons beleid is dan ook geheel in overeenstemming met de Global Data Protection Regulation (hierna GDPR) van mei 2018.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

De Ypriana vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via:

Ypriana vzw
Pensenstraatje 3
8900 Ieper
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de Ypriana vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Ypriana vzw, zoals concerten en repetities (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene).
  • Het verkrijgen van subsidiëring door de overheid, het bijhouden van een ledenadministratie, de leden verzekeren tegen persoonlijke ongevallen (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

Specifiek voor leden van Ypriana vzw kunnen we aanvullend de volgende persoonsgegens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • rijksregisternummer
  • geboortedatum
  • medische fiche bij deelname aan een kampactiviteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Hoe zit het met onze website en de cookies?

Ypriana vzw maakt gebruik van zogenaamde 'cookies' (kleine stukjes informatie die op de harde schijf van de gebruiker weggeschreven worden) op de website harmonieypriana.be om het gebruik van de website te vergemakkelijken.
Op onze websites vragen wij u in bepaalde gevallen om informatie (bijvoorbeeld in het contactformulier of bij inschrijving in de nieuwsbrief).

Cookies? Wat doen ze voor u?

Cookies worden vaak nogal stiefmoederlijk behandeld. In de meeste gevallen vervullen ze een duidelijke functie. Het zijn kleine stukjes onzichtbare en verborgen tekst die op uw toestel (computer, tablet, smartphone) geplaatst worden en een bepaald doel hebben. Op onze website dienen ze uitsluitend om u een betere surfervaring te bieden.

Met onze cookies:

  • werkt onze website zoals het hoort
  • is de snelheid en veiligheid van onze website optimaal
  • verhoogt de gebruiksvriendelijkheid van onze website
  • kunnen we onze informatie van concerten, optredens en activiteiten efficiënter inzetten in uw voordeel

Wat onze cookies NIET doen:

  • zonder uw toestemming persoonlijke of gevoelige informatie verzamelen. De informatie in de cookies wordt automatisch geanonimiseerd en is dus niet bruikbaar om u te identificeren of te contacteren.
  • uw data doorspelen naar derden

Onze cookies dienen dus de functionaliteit van onze website en verzamelen analysegegevens (Google Analytics) over hoe bezoekers zich gedragen op onze website.

Hoe doe ik ze weg? Of toch maar toelaten?

U kunt niet kiezen ze niet toe te laten, tenzij u onze website verlaat.
U kunt in uw browsersettings wel cookies uitschakelen in uw instellingen. Veel websites maken echter gebruik van cookies die bijvoorbeeld online betalingen veiliger maken, uw inloggegevens bijhouden, of die ervoor zorgen dat een YouTube video afgespeeld kan worden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien
dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • administratieve bewaring van documenten in de cloud
  • kaartverkoop voor onze concerten

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (aan andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

Bewaartermijn

KH Ypriana vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. In concreto betekent dit voor onze vereniging dat wij persoonsgegevens maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bewaren.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de Ypriana vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Tot deze groep behoren de leden van de stuurgroepen, pupiterverantwoordelijken, vrijwillige medewerkers (lijst niet limitatief).
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. Gebruikers gaan hier op discrete manier mee om en gebruik wordt gelogd.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website http://www.harmonieypriana.be).
Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

KH Ypriana vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en op onze algemene ledenvergaderingen. De laatste wijziging gebeurde op 1 mei 2018
Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen!